Del 1: eksterne avbrytelser
Hvordan kan vi unngå avbrytelser på arbeidsplasser som synes å være innstilt på å dyrke avbrytelser som samarbeidsform?
Om du spør folk på din arbeidsplass om hvor de var skikkelig produktive og fikk ting unna sist, så vil sikkert mange svare; på hjemmekontoret, på et fly eller på kontoret før eller etter arbeidstid. Er det ikke et paradoks at få svarer; -på kontoret i arbeidstiden? Det er jo faktisk der sjefen aller helst vil at vi skal jobbe. Faktisk så betaler firmaet du jobber for dyre penger for å leie lokalet du sitter i.
Konsulentyrker er kanskje unntaket – hvor et tomt kontor betyr at alle er i arbeid. Men du er da gjerne ute på en kundes kontor med de samme problemene der.
Det er mye fint man kan si om åpne landskap som kontorform. Det fremmer rask og uformell kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom kollegaer, og er sosialt og for det meste veldig hyggelig. Hverdagen i åpne landskap kjennetegnes av stadige små og store avbrytelser fra det du jobber med. Du avbryter deg selv (del 2 av denne miniserien kommer til å handle om dette) med ikke-ferdigtenkte tanker og forpliktelser som ikke er landet, og dine kollegaer og eventuelle kunder og leverandører står for dine eksterne avbrytelser.
Former av eksterne avbrytelser
En avbrytelse kan komme i form av en kollega som stikker innom for å stille deg et spørsmål eller for å diskutere en sak. Eller den kan komme i form av telefonsamtale, eller en epost som popper opp på skjermen. Eller du overhører noe en kollega sier og du engasjerer deg i den samtalen som foregår.
Disse avbrytelser er svært ødeleggende for din produktivitet. Spesielt om du har bestemt deg for å jobbe med en sak du vil få unna. Selv summingen av stemmer i et åpent landskap senker produktiviteten. Det kan være du ikke tenker på at dette ikke senker din produktivitet, men prøv følgende: tell fra 1 – 100 inne i hodet, samtidig som du forsøker å skrive en epost av betydning. Merker du at du stopper å telle når du skal skrive eller tenke ferdig? Tenk deg at summingen er tellingen.
Hvordan virker da en ordentlig avbrytelse, når f.eks. en kollega kommer inn og vil snakke med deg? Vel, er du i flyt-tilstand og ting flyr unna, bråstoppes denne prosessen, og du rykkes ut av tankerekken. Du hører på din kollega og diskuterer kanskje, og går så tilbake til din tankerekke. Du bruker så et antall minutter, avhengig av dagsform og genetikk, på å komme tilbake i flyt. Disse minuttene stjeles fra det du jobber med og din mentale kapasitet til å konsentrere deg senkes.
La meg her stoppe litt opp og klargjøre. Jeg mener ikke at du ikke skal la deg avbryte av kollegaer. Det er en del av hverdagen på et kontor. Men du bør være bevisst på hva denne avbrytelsen gjør med deg og din produktivitet.
Løsningen – jobb uforstyrret
De fleste som har åpent landskap har også stillerom. Bruk disse når du skal jobbe uforstyrret og produktivt. Har dere ikke stillerom, så lag et tegn til dine kollegaer om at du er opptatt. Det kan være at du setter på deg hodetelefoner eller at du setter opp et lite “Itte forstyrr – geniet tenker” – skilt på pulten eller bak på stolen. Det kan være at dine kollegaer trenger litt tid til å venne seg til dine nye rutiner, men ikke gi deg, og be om at dine ønsker om uforstyrrethet skal respekteres.
Når du skal jobbe uforstyrret ved din pult så anbefaler jeg at du setter på deg ørepropper eller in-ear hodetelefoner. Disse fjerner summingen og blokkerer den forstyrrelsen. Så er det opp til deg å skru av epostmeldinger, sette mobilen på lydløs og gyve løs på oppgaven.
Har du problemer med å konsentrere deg og distraheres av internett anbefaler jeg deg å lese: Hvordan unngå distraksjoner i datahverdagen?
Har du problemer med å konsentrere deg og distraheres av epost anbefaler jeg deg å lese: Tre enkle grep for et mer produktiv forhold til epost
Lykke til!
