I 1989 kom boken Information Anxiety av Richard Wurman ut. Der påstår han at om man leser én ukedagsutgave av New York Times vil man få servert mer informasjon enn et gjennomsnittsmenneske i England på 1700 tallet fikk servert i løpet av hele sitt liv. Om dette er korrekte tall eller ikke, kan debatteres. Det som er uomtvistelig, er at mengden informasjon vi i dag må forholde oss til har vært, og stadig er, økende.
Information overload
I dagens samfunn, hvor vi overflommes av informasjon, er det to nye egenskaper vi må tilegne oss. For kunnskapsarbeideren er disse egenskapene helt nødvendige for å kunne gjøre en god jobb.
Egenskap 1 – Sortere informasjon
Du må kunne sortere viktig informasjon fra uviktig. Velger du feil så kan dette få følger av alvorlig art for deg som person, eller for firmaet du jobber for. For å kunne gjøre gode valg trenger du vite hvilken kurs og hvilke mål bedriften du jobber for har. Og du må ha tid og mental båndbredde til å kunne behandle og sortere informasjonen. Tid og mental båndbredde er mangelvare i dagens samfunn, hvor man jager etter kjappe tilfredstillelser og umiddelbar måloppnåelse. Men bedre mental båndbredde kan nåes ved å tilegne seg egenskap 2.
Egenskap 2 – Håndtere oppgaver
Det vi bestemmer som viktig, og som vi beslutter skal handles på, må inn i et system som skal hjelpe oss å håndtere informasjonen. Slik at det vi har bestemt oss for å gjøre faktisk blir gjort. Ved å etablere vaner med å ikke oppbevare idéer og forpliktelser i hodet, men å flytte dem til et system utenfor hodet som du stoler på, så frigjøres hjernen til å beslutte.
“Hodet ditt er et flott sted til å få idéer – ikke til å holde på dem”
“Den sløvest blyant = bedre enn det skarpeste minnet”
Temming av oppgaver
Men oppgavehåndtering er noe vi alle er satt til å finne ut av selv. Og mange strever med å lage gode systemer for seg selv. Noen har ikke system, og styres dermed av det som kommer sist inn eller roper høyest. Og i en verden som belønner pro-aktivitet så er ikke reaktivitet akkurat karrierefremmende.
Vi trenger å se på oppgavehåndtering som et eget fag som må læres. Oppgavetemming må inn i skoler og læreplaner tidlig slik at gode vaner kan etableres tidlig. Disse vanene kan brukes og praktiseres som studieverktøy og i prosjekt- og gruppearbeid.
“Vår evne til å omsette kunnskap til verdi er så god som vår evne til å håndtere oppgaver.”
God personalpolitikk
Gode oppgavehåndteringsvaner gir redusert negativt stress og en høyere grad av produktivitet. I tillegg vil det lede til en mer stabil arbeidsstokk med mindre sykefravær og mindre turnover. Oppgavehåndtering må derfor inn som fag på arbeidsplassen og tilbys de ansatte som videreutdanning.
Den investering arbeidsgivere gjør ved å ansette en kunnskapsarbeider forsvinner den dagen vedkommende slutter. Kan man holde på den ansatte lenger, vil dette være god personalpolitikk og god human politikk.
For den ansatte vil gode vaner i oppgavehåndtering gi en opplevelse av mindre negativ stress og mer perspektiv og kontroll. Og effektiv utnyttelse av kunnskap som skaper verdi vil være frukt som arbeidsgiver kan høste.
