For mange oppgaver – hvordan takle det?

Det ideele scenario for å lære Getting Things Done (GTD) er når du har en håndtérbar mengde oppgaver. Men da tenker de fleste at: «Jeg trenger ikke noe systematikk utover det jeg har». Og det er ofte når antall oppgaver overstiger hva du klarer å håndtere at det går opp for deg at du trenger GTD.

Starter du å lære deg GTD når du allerede har for mange oppgaver du kan klare å utføre, så vil uansett GTD hjelpe deg til å:

  • Få oversikten over alle idéer, oppgaver og forpliktelser
  • Beslutte hva som må gjøres med idéene, oppgavene og forpliktelsene
  • Strukture idéene, oppgavene og forpliktelsene i prosjekt og neste handlinger

Tennisballer

Stress Reduction Kit

Stress Reduction Kit

Det som blir utfordringen er når antall oppgaver overgår din evne til å ekspedere de. Det er litt som når du spiller tennis med én motpart. Da kan du klare å komme inn i en rytme som er god og få alle oppgavene unnå. Får du plutselig 5 motspillere så kommer ballene mot det med mye tettere interval. Faktisk såpass at du må innse at du ikke klarer du å løse alle oppgaver.

Du må da innse at du ikke er supermann (selv med GTD) og lære deg reforhandlingens edle kunst. Du må, når du behandler innbokser, vite at «jeg har ikke nok tid – noe må bort» og ta konsekvensen av det.

«Jo flinkere du blir, jo flinkere må du bli. – David Allen»

Løsningen

Noen opplever dette som et nederlag å ikke kunne «gi alle det de forventer». Det er ubehagelig å måtte skuffe noen som venter på deg og din respons.

Reforhandling og klargjøring ovenfor de dette gjelder er nødvendig for å unngå unødig stress som følge av «brutte avtaler».

Si tydelig fra: «Jeg har dessverre ikke mulighet til å priortere din/ditt  henvendelse/ønske». Har du supermye å gjøre og får mye epost, så lagre dette som en mal og opprett filtre/regler for å automatisk håndtere innkomne henvendelser.

Det samme gjelder om du ikke klarer å fullføre en forpliktelse innen avtalt tidsfrist. Ring/mail vedkommende og fortell at du ikke vil klare å bli ferdig og kort om hvorfor.

En reforhandlet avtale er ikke en brutt avtale!

Hvordan håndterer du dine forpliktelser når de blir mange? Bruk kommentarfeltet!

, , , , ,

5 responser til For mange oppgaver – hvordan takle det?

  1. Glenn 21.03.2011 den 09:16 #

    Dette var et spennende innlegg. Du er også inne på det jeg synes er mest vanskelig å få til, selv med GTD, nemlig det å holde seg proaktiv.

    Min opplevelse er at GTD gjør meg pålitelig. Ting blir ikke glemt og avtaler blir ikke brutt selv om jeg har mye å gjøre. Men når jeg sert tilbake på uken som gikk under Weekly review, oppdager jeg at all tiden har gått med på det “reaktive”. Altså oppgaver initiert av andre. Oppgavene jeg har definert for meg selv, som driver prosjektene mine fremover, står ugjort.

    Dette er et ekstra godt argument for å reforhandle forpliktelser. Hvis man skal lykkes med GTD må man skaffe seg rom til å utføre de “proaktive” oppgavene, de som driver prosjektene. Dette betyr trolig å si nei til mennesker rundt seg, men det vel det som kalles prioritering?

  2. Morten P Røvik 21.03.2011 den 09:39 #

    Takk for hyggelig tilbakemelding.

    Det høres ut som om du er «offer» for «det som kommer sist inn eller roper høyest»? Det er en tøff, men nødvendig jobb å si nei til mennesker.

    Vet ikke hvor kjent du er med GTD begrepet; Arbeidets trefoldige natur?

    1) Planlegge oppgaver
    2) Utføre planlagte oppgaver
    3) Utføre oppgaver som «dukker opp»

    Høres ut som om du er god til 1 & 2, men blir sittende fast i nr 3?

    For å bli skikkelig god til nr 3 anbefaler jeg deg å utføre en Fokushorisont-analyse for deg selv. På den måten vil du vite tydligere om den oppgaven som kommer inn døren er viktigere enn de du allerede har planlagt.

  3. Glenn 21.03.2011 den 10:09 #

    Kampen starter nok under prosessering av epost. «Nei» skal bli den nye mantraen..

  4. Lars Verket 16.04.2013 den 14:38 #

    Googlet litt på fokushorisonter. Føler jeg har bra oversikt nå, men som Glenn er det vanskelig å komme videre enn 3 (og 1). Det er jo til 2 jeg vil – utføre oppg. jeg selv har planlagt!
    Har du noe mer stoff om «Fokushorisont-analyse» Morten?

  5. Morten P Røvik 17.04.2013 den 09:03 #

    Hei Lars,
    Fokushorisonter er beskrevet godt i bøkene og det er kanskje den beste kilden for informasjon. Det jeg vet av erfaring er at det å ta den kunnskapen og omsette denne til et Fokushorisont-dokument for deg selv er vanskelig. Spesielt på de høyeste nivåene – der er luften ganske tynn og det er ikke lett å tenke klart.

    Om du tenker sammen med noen, som kan «lokke frem» hva du egentlig mener og tenker er viktig for deg, så er det lurt og gjør det enklere.

Legg igjen en kommentar

Design og hosting: Senson AS